Siaaaang Bloggers... kali ini Kitty akan membahas tentang Perbedaan antara SIA vs ERP berikut keunggulan dan kekurangannya, yuuuk mariii capsuuuss cek it out !!!!
Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang
relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern. Akuntansi sendiri
sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
• SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar
• Menangani data rinci
• Berfokus historis
• Menyediakan informasi pemecahan minimal
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :
• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Setelah kita
mengetahui mengenai SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ada baiknya
memahami Evolusi SIA. Dalam SIA akuntan juga sangat berperan.
*EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI*
Sistem
informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan,
diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani
segala sesuatu yang berkenaan dengan informasi akuntansi. Selama lima
puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh
sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah
karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur
yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak
dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru.
Adapun Model-model Evolusi Sistem Informasi:
1. Model proses manual
Model proses
manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling
tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan, sumber daya
dan personal fisik yang merupakan ciri banyak proses bisnis. Ini
meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan
baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan,
serta penempatan pesanan ke pemasok. Sering kali, pencatatan secara
manual digunakan untuk menagajarkan prinsip akuntansi ke para mahasiswa
jurusan bisnis. Akan tetapi, pendekatan ini hanya alat bantu pelatihan.
Akhir-akhir ini, pencatatan manual jarang dipraktikan.
Kelebihan dari proses manual ini adalah :
1) Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya
2) Logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi, dan
3)
Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan
fungsi-fungsi,pengawasan, verifikasi independen, jejek audit dan kontrol
akses.
Sedangkan
kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen
yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi.
2. Model sistem file datar
Pendekatan
flat file sering sekali berkaitan dengan sistem yang disebut sebagai
sistem warisan (legacy sistem) yaitu sistem kerangka utama dalam sistem
mainframe besar yang diterapkan pada akhir tahun 1950 sampai 1980-an.
Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan
file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para
pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya
sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan
data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui
sistem terintegrasi.
Kelebihannya
adalah file-file distrukturisasi, diformat dan diatur sebagai sebuah
kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai data utama. Namun demikian,
strukturisasi seperti itu dapat mengesampingkan atribut data yang
berguna bagi pemakai lain, sehingga menghambat keberhasilan integrasi
data dalam organisasi.
Redundansi data yang ditunjukan dalam contoh ini berkontribusi pada tiga masalah yang signifikan dalam lingkungan file datar:
• Penyimpanan Data
Sistem
Informasi yang efisien hanya menangkap data sekali untuk semua pengguna.
Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk
memperbanyaknya, perusahaan harus mengeluarkan biaya banyak.
• Pembaruan Data
Data yang
banyak dalam berbagai file perlu pembaruan. Karena pengguna menggunakan
dalam file sendiri-sendiri, hal ini menambah pekerjaan dan biaya untuk
manajemen data.
• Kekinian informasi
Jika informasi
terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, mengakibatkan adanya
keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluwarsa.
• Depedensi Pekerjaan-Data
Masalah
lainnya ialah ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan
informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah.
• File Flat membatasi Integrasi Data
Berbagai file
akan distruktur, diformat, dan diatur agar sesuai dengan kebutuhan
khusus pemilik. Akan tetapi, strukturisasi semacam ini dapat tidak
memasukan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga
menghambat keberhasilan integrasi data.
3. Model sistem basis data
Model basis
data menggambarkan pemusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data
bersama yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Akses ke sumber daya
data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database
management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus yang di
program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak
untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data
ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data
berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang
tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak.
Perbedaan yang
paling utama antara model basis data dengan model file datar adalah
pengumpulan data ke dalam sebuah basis data bersama yang digunakan oleh
semua pengguna di perusahaan. Masalah yang mungkin dapat diatasi:
• Eliminasi redundansi data
Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanan.
• Pembaruan Tunggal
Karena dalam satu tempat, sehingga mengurangi waktu dan biaya dan basis data tetap baru.
• Nilai Terkini
Satu perubahan pada suatu atribut basis data secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut.
File datar dan
system basis data awal disebut sebagai system tradisional yang berarti
aplikasi system informasi perusahaan berfungsi secara independen dari
satu sama lain, bukan terintregasi menjadi satu kesatuan.
4. Model sistem REA
REA adalah
kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events
(kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan
berhubungan. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat
dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan.
Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi
secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi
akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi. Data bisnis
tidak harus diformat atau secara artifisial dibatasi dan harus
mencerminkan semua aspek yang relevan dengan peristiwa-peristiwa ekonomi
yang mendasarinya.
Elemen-elamen REA dirangkum sebagai berikut :
1) Sumber daya ekonomi adalah aktiva dari organisasi.
2) Kegiatan ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya.
3) Pelaku ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.
Dalam system
akuntansi REA, system akan menangkap transaksi ini dalam rangkaian table
data relasional yang menekankan pada kegiatan bukan akun. REA merupakan
model konseptual, bukan system fisik. Akan tetapi, banyak dari
prinsipnya dapat ditemukan dalam system basis data lain yang lebih
canggih.
5. Model sistem ERP
ERP adalah
model system informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan
mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP merupakan bagian
dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan
hidup perusahaan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya
selain itu berbagai hambatan fungsional tradisional dapat diatasi karena
system ini menfasilitasi adanya data bersama di antara semua pengguna
di perusahaan. Enterprise Resources Planning memecahkan dua hambatan
fungsional tradisional yaitu dengan memfasilitasi pemakaian data
bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik-praktik yang
umum diantara semua pemakai organisasi. Oleh karena kompleksitas dan
ukurannya, hanya sedikit organisasi yang ingin ataupun mampu untuk
berkomitmen pada sumber daya keuangan dan fisik yang diperlukan dan pada
resiko dalam mengembangkan sistem in house.
Sebagian
modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah manajemen aktiva,
akuntansi keuangan, solusi industri spesifik, pemeliharaan pabrik,
perencanaan produksi, manajemen kualitas, penjualan dan distibusi, dan
manajemen persediaan. Salah satu masalah dengan masalah dengan
mosul-modul yang terstandarisasi adalah bahwa mereka mungkin tidak
selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat.
Perusahaan
yang berharap dapat mengimplementasikan ERP dengan baik harus
memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP. Paket peranti
lunak ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dari segi efisiensi akan
sangat segnifikan.
Model ERP ialah :
model yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan
berbagai proses bisnis utamanya
Enterprise
Resources Planning memecahkan dua hambatan fungsional tradisional yaitu
dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi dan dengan
memperkenalkan praktik-praktik yang umum diantara semua pemakai
organisasi.
Model ERP (entrepreis resource planning) :
Modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah :
• manajemen aktiva,
• akuntansi keuangan,
• solusi industri spesifik,
• pemeliharaan pabrik,
• perencanaan produksi,
• manajemen kualitas,
• penjualan dan distibusi,
• manajemen persediaan
Salah satu
masalah dengan masalah dengan modul-modul yang terstandarisasi adalah
mereka mungkin tidak selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat
Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi efisiensi akan sangat segnifikan.
Kelebihan dari ERP :
- Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas dan efisiensi yang tepat.
- Rancangan Perekayasaan.
- Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
- Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
- Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan.
- Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti.
- Akses
informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi
dan akurasi dari data yang diinput dan juga hasil report yang akan
dibuatkan.
- Menghidari
redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan
modul-modul yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat
sehingga menghindari pemasukkan data yang berkali kali.
- Mengurangi
jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose
penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat
ditampilkan tanpa harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.
- Pengurangan
Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol
dan DSS dengan analisa yang berskala enterprise.
- Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan modular.
- Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).
- e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.
Kelemahan dari E-Commerce :
- Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
- Sistem
ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan
dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk
prosess re engineering sangat tinggi.
- Perekayasaan
kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya
keuntungan kompetitif.
- ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
- Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
- Data
dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi
sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.
- Ketergantungan
pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah
diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang
menginstall.
- Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.
*Aplikasi-aplikasi SIA*
Zahir Accounting adalah
sebuah program akuntansi berbahasa Indonesia, yang mudah digunakan,
berkualitas dan berdaya guna tinggi, dirancang tepat dengan kebutuhan
usaha kecil dan menengah di Indonesia.
Zahir
Accounting merupakan software terbaik penuh inovasi. Dirancang untuk
pengguna yang tidak mengerti akuntansi,karena dalam proses
penginputannya sangat mudah digunakan dan desain tampilan (interface)
program yang menarik,hanya dengan sekali menginput transaksi semudah
kita menginput kwitansi atau nota pejualan, seluruh laporan dan grafik
akan terbentuk secara otomatis.
Kelebihan dari Zahir Accounting :
- Mudah
digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus
untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi
keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.
- Desain user interface (tampilan)
menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar
yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
- Faktur
dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan
perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika
yang dapat digunakan langsung.
- Laporan
dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim
laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang
diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat
mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada
Zahir Accounting.
- Menggunakan
database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani
data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan
data sangat tinggi.
- Fasilitas
dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup
membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan
sesuai dengan kebutuhan.
- Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.
- Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down)
pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per
rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka
kembali. Jika mengklik kanan mouse pada laporan keuangan akan
menampilkan jurnal double entry.
- Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.
- Memudahkan
dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa
laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
- Memiliki berbagai opsi fasilitas advace seperti:
- Multi currency, multi price, multi discount.
- Serial number.
- Lot number dan expire date.
- Giro mundur.
-
Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum
dimiliki oleh keempat software di atas. Hal ini mempermudah dalam hal
pengendalian perusahaan karena bersifat real time.
- Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis).
Kekurangan dari Zahir Accounting :
- Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.
- Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.
- Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.
- Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.
- Zahir
Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi,
membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.
MYOB Accounting merupakan
software akuntansi buatan Australia. Software ini banyak sekali
digunakan di Indonesia, bahkan telah menjadi materi wajib bagi siswa SMK
atau mahasiswa perguruan tinggi Akuntansi, lembaga kursus khususnya
untuk materi komputer Akuntansi.
Software
ini akan terasa powerful ketika diintegrasikan dengan software MYOB
lain seperti MYOB Fixed Asset, MYOB Point Of Sale. Tampilan yang
familiar, mudah digunakan, dan gampang dipelajari sehingga digunakan
oleh orang banyak. Perbaikan dan penambahan fitur baru telah membawa
MYOB pada versi 17. MYOB juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi
Amerika (MYOB Premier Accounting Plus), MYOB Edisi Asia dan versi
Original yang MYOB Accounting Plus Versi 13 diIndonesia
Kelebihan dari MYOB :
- Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.
- Didukung multi user dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user.
- Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.
- Terintegrasi dengan Microsoft Office sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau laporan.
-
Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti reminder utang-piutang,
surat tagihan, payroll bahkan mendukung fungsi Email sehingga dapat
meningkatkan kinerja perusahaan.
- Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.
- Mudah dalam perawatan database dan backup data.
-
Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena
software MYOB ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak
perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.
Kekurangan dari MYOB :
- Dalam
versi 13, digit angka yang tampil dalam MYOB hanya 11 digit (99
miliar), lebih dari 11 digit laporan harus di ekspor ke Excel agar semua
angka bisa dilihat. Hal ini tentu mengurangi tingkat efisiensi kinerja
perusahaan tersebut.
- Meski telah Multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.
- Format neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal)
- Belum mendukung multi currency (mata uang).
- Belum
mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang
menggunakan software ini memiliki lebih dari satu gudang.