#ERPT04B Proses Bisnis Purchase doc dan pdf

Temaaans, terlampir Proses Bisnis Purchase PT. Beringin Makmur Sedaya yaa
 
1. Proses Bisnis Purchase (pdf)
2. Proses Bisnis Purchase (doc)

Proses Bisnis Purchasing

PT. Beringin Makmur Sedaya (BMS)

Perlu dicatat bahwa Purchase Order adalah Opsional (bisa digunakan bisa tidak), mengingat anda bisa membuat Invoice atau Shipment tanpa membuat Purchase Order. Matching (pencocokan) kepada Purchase Order juga opsional. Matching yang diperlukan adalah Matching antara Shipment dan Invoice. Jika anda menggunakan fitur ‘Create from’, Matching akan dilaksanakan secara otomatis. Jika tidak me 'match' kannya, beberapa transaksi accounting akan tidak dilakukan seperti perpindahan jumlah nilai dari un-invoiced receipts ke invoiced receipts.

Purchase Order adalah suatu dokumen kontrol dalam hal Receipts dan Invoices. Purchase Order tidak selalu diperlukan untuk melakukan Receipts. Tergantung kepada policy perusahaan anda, pembuatan Purchase Orders mungkin saja adalah keharusan (mandatory), akan tetapi didalam Compiere adalah opsional. Aspek penting nya adalah anda dimungkinkan untuk memasukkan Receipt (apakah anda memiliki Purchase Order atau tidak) dan bisnis tetap berlanjut. Mohon dicatat bahwa hanya Products yang dapat dilakukan Receipt.

Anda dapat membuat suatu Vendor Invoice dari Receipt yang anda buat ( Mohon dicatat bahwa Harga Invoice didasarkan pada daftar harga Business Partner)

Juga dimungkinkan untuk melakukan cara sebaliknya dimana Invoice dimasukkan terlebih dahulu (jika anda menerimanya bersama Shipment) dan membuat Receipt dari Invoice tersebut. Ketika memroses Receipt maka Inventory akan diperbahurui sebagaimana mestinya

Proses PR dan PO adalah merupakan bagian dari sebuah proses besar dalam ERP yaitu proses Procurement atau Pengadaan. Proses pengadaan lengkap meliputi proses seperti berikut ini:

1. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR disetujui akan berlanjut ke proses PO.
2. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan Supplier termasuk didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh Pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak Supplier.
3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer)  maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR adalah penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada Supplier/Vendor, persetujuan barang diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke dalam sistem.
4. Invoicing atau A/P, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh Supplier/Vendor sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang terjadi adalah mencocokkan antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan A/P (pengakuan hutang) ke dalam sistem.
5. Payment, yaitu proses pembayaran A/P oleh Customer kepada pihak Supplier/Vendor. Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management dan dilanjutkan dengan proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash/Transfer.
6. Retur, yaitu proses pengembalian barang dikarenakan berbagai alasan kepada pihak Supplier/Vendor. Retur bisa terjadi sebelum atau sesudah proses Payment dilakukan.

Kembali seperti dijelaskan ditulisan terdahulu, proses lengkap diatas hampir atau boleh dikatakan pasti sudah disediakan oleh aplikasi ERP atau Backend System manapun. Pertanyaannya adalah dimana letak proses yang dikerjakan didalam atau oleh Workflow ? Kalau ditinjau secara detil proses diatas, bisa dilihat bahwa ada banyak proses persetujuan (baca workflow) yang dibutuhkan sebelum transaksi terjadi dan bisa dicatat. Berikut ini adalah workflow yang mungkin terjadi dalam proses Procurement:

1. Purchase Requisition, yaitu workflow untuk persetujuan pembelian. Persetujuan dalam PR meliputi nilai barang yang akan dibeli (jumlah dan harga), spesifikasi barang yang akan dibeli, pengaturan cash flow (kapan barang dibeli), pengontrolan terhadap budget.
2. Purchase Order, yaitu workflow untuk penerbitan PO. Persetujuan dalam PO meliputi pemilihan Supplier/Vendor (bidding), pengecekan term dalam PO seperti jangka waktu pembayaran, perpajakan, pengiriman.
3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu workflow untuk persetujuan penerimaan barang atau pengakuan penerimaan barang. Persetujuan dalam GR/SR adalah meliputi kesesuaian spesifikasi barang/jasa oleh pihak pemohon, pengecekan fisik barang oleh bagian Store/Warehouse.
4. Pembayaran A/P, yaitu persetujuan pembayaran Invoice. Persetujuan dalam Pembayaran A/P meliputi persetujuan kelengkapan dokumen (PO, GR/SR, Invoice), persetujuan pembayaran meliputi kesesuaian term, tanggal pembayaran (pengaturan cash flow).

Salaaam Sukseeeezzzzz :D