#ERPT03A Perbedaan Antara SIA vs ERP Berikut Keunggulan dan Kekurangannya

Siaaaang Bloggers... kali ini Kitty akan membahas tentang Perbedaan antara SIA vs ERP berikut keunggulan dan kekurangannya, yuuuk mariii capsuuuss cek it out !!!!

 

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

• SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

• Berpegang pada prosedur yang relatif standar

• Menangani data rinci

• Berfokus historis

• Menyediakan informasi pemecahan minimal

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Setelah kita mengetahui mengenai SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ada baiknya memahami Evolusi SIA. Dalam SIA akuntan juga sangat berperan.

*EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI*

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan informasi akuntansi. Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru.

Adapun Model-model Evolusi Sistem Informasi:

1. Model proses manual

Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri dari berbagai kegiatan, sumber daya dan personal fisik yang merupakan ciri banyak proses bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengadaan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan ke pemasok. Sering kali, pencatatan secara manual digunakan untuk menagajarkan prinsip akuntansi ke para mahasiswa jurusan bisnis. Akan tetapi, pendekatan ini hanya alat bantu pelatihan. Akhir-akhir ini, pencatatan manual jarang dipraktikan.

Kelebihan dari proses manual ini adalah : 

1) Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya 

2) Logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi, dan 

3) Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi,pengawasan, verifikasi independen, jejek audit dan kontrol akses.

Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi.

2. Model sistem file datar

Pendekatan flat file sering sekali berkaitan dengan sistem yang disebut sebagai sistem warisan (legacy sistem) yaitu sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar yang diterapkan pada akhir tahun 1950 sampai 1980-an. Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemprosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.

Kelebihannya adalah file-file distrukturisasi, diformat dan diatur sebagai sebuah kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai data utama. Namun demikian, strukturisasi seperti itu dapat mengesampingkan atribut data yang berguna bagi pemakai lain, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data dalam organisasi.

Redundansi data yang ditunjukan dalam contoh ini berkontribusi pada tiga masalah yang signifikan dalam lingkungan file datar:

• Penyimpanan Data

Sistem Informasi yang efisien hanya menangkap data sekali untuk semua pengguna. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk memperbanyaknya, perusahaan harus mengeluarkan biaya banyak.

• Pembaruan Data

Data yang banyak dalam berbagai file perlu pembaruan. Karena pengguna menggunakan dalam file sendiri-sendiri, hal ini menambah pekerjaan dan biaya untuk manajemen data.

• Kekinian informasi

Jika informasi terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluwarsa.

• Depedensi Pekerjaan-Data

Masalah lainnya ialah ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah.

• File Flat membatasi Integrasi Data

Berbagai file akan distruktur, diformat, dan diatur agar sesuai dengan kebutuhan khusus pemilik. Akan tetapi, strukturisasi semacam ini dapat tidak memasukan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data.

3. Model sistem basis data

Model basis data menggambarkan pemusatkan data perusahaan ke dalam satu basis data bersama yang dibagi bersama dengan semua pengguna. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data (database management system-DBMS). DBMS adalah peranti lunak system khusus yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya. Program dari pengguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan menvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguna meminta data yang tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak.

Perbedaan yang paling utama antara model basis data dengan model file datar adalah pengumpulan data ke dalam sebuah basis data bersama yang digunakan oleh semua pengguna di perusahaan. Masalah yang mungkin dapat diatasi:

• Eliminasi redundansi data

Tiap elemen data hanya disimpan sekali, hingga meniadakan redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanan.

• Pembaruan Tunggal

Karena dalam satu tempat, sehingga mengurangi waktu dan biaya dan basis data tetap baru.

• Nilai Terkini

Satu perubahan pada suatu atribut basis data secara otomatis disediakan bagi semua pengguna atribut tersebut.

File datar dan system basis data awal disebut sebagai system tradisional yang berarti aplikasi system informasi perusahaan berfungsi secara independen dari satu sama lain, bukan terintregasi menjadi satu kesatuan.

4. Model sistem REA

REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan resources (sumber daya), events (kegiatan), dan agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan berhubungan. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Ketersediaan beberapa tampilan memungkinkan penggunaan data transaksi secara fleksibel dan memungkinkan pengembangan system informasi akuntansi yang mendorong, dan bukan menghambat, integrasi. Data bisnis tidak harus diformat atau secara artifisial dibatasi dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dengan peristiwa-peristiwa ekonomi yang mendasarinya.

Elemen-elamen REA dirangkum sebagai berikut :

1) Sumber daya ekonomi adalah aktiva dari organisasi.

2) Kegiatan ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya.

3) Pelaku ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.

Dalam system akuntansi REA, system akan menangkap transaksi ini dalam rangkaian table data relasional yang menekankan pada kegiatan bukan akun. REA merupakan model konseptual, bukan system fisik. Akan tetapi, banyak dari prinsipnya dapat ditemukan dalam system basis data lain yang lebih canggih.

5. Model sistem ERP

ERP adalah model system informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya. ERP merupakan bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya selain itu berbagai hambatan fungsional tradisional dapat diatasi karena system ini menfasilitasi adanya data bersama di antara semua pengguna di perusahaan. Enterprise Resources Planning memecahkan dua hambatan fungsional tradisional yaitu dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik-praktik yang umum diantara semua pemakai organisasi. Oleh karena kompleksitas dan ukurannya, hanya sedikit organisasi yang ingin ataupun mampu untuk berkomitmen pada sumber daya keuangan dan fisik yang diperlukan dan pada resiko dalam mengembangkan sistem in house.

Sebagian modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah manajemen aktiva, akuntansi keuangan, solusi industri spesifik, pemeliharaan pabrik, perencanaan produksi, manajemen kualitas, penjualan dan distibusi, dan manajemen persediaan. Salah satu masalah dengan masalah dengan mosul-modul yang terstandarisasi adalah bahwa mereka mungkin tidak selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat.

Perusahaan yang berharap dapat mengimplementasikan ERP dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi penghematan dari segi efisiensi akan sangat segnifikan.

Model ERP ialah :

model yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan 

berbagai proses bisnis utamanya 

Enterprise Resources Planning memecahkan dua hambatan fungsional tradisional yaitu dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik-praktik yang umum diantara semua pemakai organisasi. 

Model ERP (entrepreis resource planning) :

Modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah : 

• manajemen aktiva,

• akuntansi keuangan,

• solusi industri spesifik,

• pemeliharaan pabrik,

• perencanaan produksi,

• manajemen kualitas,

• penjualan dan distibusi, 

• manajemen persediaan 

Salah satu masalah dengan masalah dengan modul-modul yang terstandarisasi adalah mereka mungkin tidak selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat 

Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal, tetapi efisiensi akan sangat segnifikan.

Kelebihan dari ERP :

• Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan.
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan.
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti.
• Akses informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi dan akurasi dari data yang diinput dan juga hasil report yang akan dibuatkan.
• Menghidari redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan modul-modul yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat sehingga menghindari pemasukkan data yang berkali kali.
• Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.
• Pengurangan Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol dan DSS dengan analisa yang  berskala enterprise.
• Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan modular.
• Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).
• e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.

Kelemahan dari E-Commerce :

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
• Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk  menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.
• Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.
• Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.

*Aplikasi-aplikasi SIA*

Zahir Accounting adalah sebuah program akuntansi berbahasa Indonesia, yang mudah digunakan, berkualitas dan berdaya guna tinggi, dirancang tepat dengan kebutuhan usaha kecil dan menengah di Indonesia.

Zahir Accounting merupakan software terbaik penuh inovasi. Dirancang untuk pengguna yang tidak mengerti akuntansi,karena dalam proses penginputannya sangat mudah digunakan dan desain tampilan (interface) program yang menarik,hanya dengan sekali menginput transaksi semudah kita menginput kwitansi atau nota pejualan, seluruh laporan dan grafik akan terbentuk secara otomatis.

Kelebihan dari Zahir Accounting :

• Mudah digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.
• Desain user interface (tampilan)  menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
• Faktur dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika yang dapat digunakan langsung.
• Laporan dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada Zahir Accounting.
• Menggunakan database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan data sangat tinggi.
• Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan sesuai dengan kebutuhan.
• Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.
• Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down) pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka kembali. Jika mengklik kanan  mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnal double entry. 
• Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.
• Memudahkan dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
• Memiliki berbagai opsi fasilitas advace seperti:

           - Multi currency, multi price, multi discount.

- Serial number.

- Lot number dan expire date.

- Giro mundur.

- Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum dimiliki oleh keempat software di atas. Hal ini mempermudah dalam hal pengendalian perusahaan karena bersifat real time.

- Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis).

Kekurangan dari Zahir Accounting :

• Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.
• Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.
• Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.
• Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.
• Zahir Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi, membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.

    MYOB Accounting merupakan software akuntansi buatan Australia. Software ini banyak sekali digunakan di Indonesia, bahkan telah menjadi materi wajib bagi siswa SMK atau mahasiswa perguruan tinggi Akuntansi, lembaga kursus khususnya untuk materi komputer Akuntansi.

Software ini akan terasa powerful ketika diintegrasikan dengan software MYOB lain seperti MYOB Fixed Asset, MYOB Point Of Sale. Tampilan yang familiar, mudah digunakan, dan gampang dipelajari sehingga digunakan oleh orang banyak. Perbaikan dan penambahan fitur baru telah membawa MYOB pada versi 17. MYOB juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi Amerika (MYOB Premier Accounting Plus), MYOB Edisi Asia dan versi Original yang MYOB Accounting  Plus Versi 13 diIndonesia

Kelebihan dari MYOB :

•      Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.
•      Didukung multi user dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user.
•      Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.
•      Terintegrasi dengan Microsoft Office sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau  laporan.
•       Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti reminder utang-piutang, surat tagihan, payroll bahkan mendukung fungsi Email sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
•      Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.
•      Mudah dalam perawatan database dan backup data.
•      Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena software MYOB ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.

Kekurangan dari MYOB :

• Dalam versi 13, digit angka yang tampil dalam MYOB hanya 11 digit (99 miliar), lebih dari 11 digit laporan harus di ekspor ke Excel agar semua angka bisa dilihat. Hal ini tentu mengurangi tingkat efisiensi kinerja perusahaan tersebut.
• Meski telah Multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.
• Format neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal)
• Belum mendukung multi currency (mata uang).
• Belum mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang menggunakan software ini memiliki lebih dari satu gudang.